Byggstenar för att lyckas implementera Smart Maintenance

Smart Maintenance bygger på fyra centrala principer:

1. Datadrivna beslut, dvs. ta beslut som bygger på data
2. Bredare kompetensprofil som tex. social förmåga och samarbete
3. Intern integration dvs mer samarbete inom företaget
4. Extern integration dvs ökat samarbete med andra utanför företaget.

Att implementera Smart Maintenance och dessa fyra centrala principer kan likställas en innovation av underhållsorganisationen där både ledare och medarbetare är engagerade och intresserade av att ta underhåll till nästa nivå. Det finns framför allt fem komponenter, eller byggstenar, som man behöver ta i beaktning vid implementering av Smart Maintenance:

1. Relative advantage – att kunna förstå och beskriva nyttan med Smart Maintenance.
2. Compatibility – att få Smart Maintenance att passa in i organisationen.
3. Complexity – att hålla nere komplexiteten i utvecklingsarbetet.
4. Trialability – att gradvist implementera nya teknologier, arbetssätt mm.
5. Obeservability – att kontinuerligt följa upp och visa på framsteg.

Nedan följer en djupare beskrivning av varje byggsten inklusive exempel på hur man kan arbeta med dessa för att uppnå en organisatorisk innovation inom underhåll – och lyckas implementera Smart Maintenance.

Relative advantage handlar om förmågan att förstå och beskriva nyttan med Smart Maintenance. Det har länge funnits ett behov (och en utmaning!) inom industrin att kvantifiera värdet av underhåll. För detta har forskare utvecklat en rad olika metoder och modeller för att underlätta att räkna på värdet av underhåll, kostnaden av bristande underhåll, kategorisera olika underhållsslöserier etc. Några exempel är ”Cost of poor maintenance”, ”Life cycle profit”, samt modeller för att räkna på hur vibrationsbaserat underhåll kan öka både produktkvalitet och produktivitet. Dessa modeller kan absolut användas som stöd för att förstå och beskriva nyttan med Smart Maintenance – men vad som verkligen spelar roll för organisatoriska innovationer är att tro på nyttan. Här spelar underhållschefen en central roll som behöver kommunicera behovet och fördelarna av Smart Maintenance – både upp till ledningen samt till medarbetarna. Över lag har underhållschefen en central att se till att alla byggstenar tas i beaktning.

Compatibility handlar om att forma arbetet med Smart Maintenance så det passar i den nuvarande organisationen. Vid för stora glapp mellan nya idéer och nuvarande värderingar hos organisationen och dess individer är det stor risk för motstånd. Därmed är det viktigt att möta organisationen och dess individer där dom står här och nu. Ett sätt är att ta vara på medarbetarnas idéer kring utvecklings- och förbättringsaktiviteter – de sitter ofta inne på massor av bra idéer som kan utveckla organisationen och arbetssätten. Men för att identifiera vilka aktiviteter som är relevanta just nu är det viktigt att ha en bild av organisationens nuläge. Det finns en rad olika verktyg som kan hjälpa till med detta, tex. maintenance audits, mognadsmodeller för digitalisering, Smart Maintenance assessment (SMASh) och digitaliseringstrappor. När man vet sitt nuläge är det lättare att forma en passande plan framåt. Denna plan tas då med fördel fram tillsammans med medarbetare, tex. i workshopformat. Bra utformade workshops har en förmåga att skapa engagemang, då medarbetarna får en chans att uttrycka vad som är viktigt för dom själva. En annan del av compatibitliy relaterar till en särskild utmaning för underhållsorganisationen: att locka till sig kompetent personal. Särskilt svårt är det att locka unga, nyutbildade till underhållsorganisationen, då de ofta likställer underhåll med tungt arbete, olja och smuts. Många vill jobba med den senaste teknologin och ställer krav på personlig utveckling. Här är det upp till underhållschefens att förmedla att Smart Maintenance handlar om att arbeta med den senaste teknologin samt att kontinuerligt utvecklas, dvs. möter många kompetenta potentiella medarbetares förväntningar på arbetsgivaren samt värderingar om ständig utveckling. Därmed blir det även viktigt med individuell målstätting och utvecklingsplan för underhållspersonal.

Complexity står helt enkelt för att inte krångla till det – att hålla nere komplexiteten på sina aktiviteter, och planen i stort, ökar chanserna till lyckad implementering. Att förstå sitt nuläge samt varför och vad man vill uppnå med sina förbättringsinitiativ kan hjälpa till att hålla nere komplexiteten. Att arbeta strukturerat med ett definierat koncept, så som Smart Maintenance med dess fyra dimensioner (datadrivna beslut, kollektiv kompetens, intern integration, extern integration) är också en fördel, i stället för att springa på en rad olika teknologier utan att förstå hur dessa teknologier ska hjälpa organisationen i sin helhet. Man ska dock inte vara rädd för att ta sig an svåra eller komplexa uppgifter, men det gäller att göra saker i rätt ordning. Börja med det som känns lätt och avancera allteftersom - vilket leder in oss på nästa byggsten.

Trialability relaterar till möjligheten att dela upp implementering i små steg. Särskilt organisatoriska innovationer tenderar att få bättre utfall om implementeringen delas upp i steg, där nya teknologier och arbetssätt implementeras succesivt för att tillägna tid att lära sig det nya. Om man haft en workshop för att identifiera förbättrings- och utvecklingsaktiviteter (se compatibility) kan dessa med fördel placeras ut i en roadmap där lågt hängande frukter kommer först. Börja smått – testa - skala upp - ta nästa steg. Detta kanske kan låta ganska banalt, men detta är särskilt viktigt för små företag som kan bli avskräcka av Smart Maintenance, att det är ”för stort”, ”inte för oss”, ”övermäktigt” etc. Man ska dock komma ihåg att man kan jobba med olika nivåer av Smart Maintenance. För att ta ett exempel: att arbeta med datadrivna beslut kan vara allt från att manuellt mäta och analysera vibrationssignaler till att använda sig av automatisk datainsamling och avancerad AI. Oavsett nivå finns det utrymme för förbättring – men ta det med dom stegen ni mäktar med. Börja tex. inte med avancerad AI om inte underhållssystemet används fullt ut.

Observability handlar om förmågan att följa upp och kontinuerligt visa på progress. Många organisatoriska innovationer faller just på grund av bristande uppföljning och feedback. För att hålla uppe motivationen bland dom inblandade behövs kontinuerlig feedback på hur det går - både med dom planerade aktiviteterna samt vad arbetet hittills fått för effekt. Dock är detta något som ofta glöms bort eller ignoreras – men det är jätteviktigt då det inte alls är lika lätt att följa en organisatorisk utveckling jämfört med en fysisk/teknisk installation genom att bara ”titta” på den. När det sedan kommer till att mäta effekter är det många som frågar sig vad man ska mäta när man arbetar med Smart Maintenance. Det finns en hel del nyckeltal att välja mellan, och problemet ute i organisationer är att det ofta mäts och följs upp för många nyckeltal. Detta är inte unikt för underhåll, men underhållsorganisationen behöver se över vilka nyckeltal som används och välja ut dom som länkar till företagets övergripande mål. Särskilt viktigt när man jobbar med Smart Maintenance är att integrera användandet av nyckeltal. Smart Maintenance förväntas leda till en rad fler effekter än de klassiska nyckeltalen teknisk tillgänglighet, MTTF, MTTR etc. Det förväntas även leda till ekonomisk prestanda på företagsnivå, bättre säkerhet, attraktiva arbetsplatser och tillfredsställande arbete för att nämna några exempel. Det kanske inte är underhållsorganisationens primära uppgift att följa upp hur många som söker varje tjänst (ett mått på hur attraktiv arbetsplatsen är). Däremot bör detta finnas i deras intresse, särskilt med tanke på utmaningen att attrahera kompetenta medarbetare (se compatibility). Därmed bör underhållschefen, eller annan ansvarig, följa upp detta med HR-funktionen. Liknande resonemang går att föra för att följa upp nyckeltal tillsammans med drift/produktion och kvalitet. Det är först då man kan se i sin helhet vilka effekter Smart Maintenance bidrar med.

Denna artikel är skriven utav Camilla Lundgren från RISE (Research Institutes Of Sweden)